La plupart des problèmes au sein d’un syndicat de copropriété ne commencent pas par une crise majeure. Ils débutent par de petites frustrations qui ne sont jamais réglées — jusqu’à ce qu’elles deviennent coûteuses, stressantes ou juridiquement complexes. Voici les cinq signes que nous observons le plus souvent et ce qu’ils signifient réellement pour votre immeuble.

Gérer un syndicat de copropriété à Montréal est un véritable travail. Entre les exigences du Code civil du Québec, la conformité au projet de loi 16, les obligations liées au fonds de prévoyance et les besoins quotidiens des copropriétaires, les membres bénévoles du conseil d’administration se retrouvent souvent dépassés — non pas par manque d’engagement, mais parce que la charge de travail est devenue trop importante.

Après plus de 20 ans à gérer des copropriétés partout à Montréal, l’équipe de Simpson Groupe constate les mêmes situations revenir encore et encore. La bonne nouvelle? Repérer ces signes rapidement permet presque toujours d’éviter les pires scénarios.

Vos procès-verbaux d’assemblée générale sont manquants, incomplets ou jamais distribués

⚠ Risque juridique

L’assemblée générale annuelle est la pierre angulaire de la gouvernance d’un syndicat. Selon le Code civil du Québec, les procès-verbaux doivent être rédigés, approuvés et conservés dans les registres du syndicat.

Si votre dernière assemblée n’a pas eu lieu à temps, si le procès-verbal n’a jamais été rédigé ou si les copropriétaires n’en ont jamais reçu copie, votre syndicat s’expose à des contestations juridiques.

Nous avons déjà vu des syndicats où aucune assemblée générale n’avait été tenue depuis trois ans. Lorsqu’un copropriétaire insatisfait a finalement consulté un avocat, les coûts associés à la reconstruction des dossiers et à la remise en ordre de la gouvernance ont été considérables.

Un gestionnaire professionnel prépare l’ordre du jour, organise l’assemblée, rédige les procès-verbaux en français et en anglais, puis les distribue dans les délais requis. Ce n’est pas facultatif — c’est essentiel.

Votre fonds de prévoyance ne reflète pas la réalité

⚠ Risque financier

Le projet de loi 16, adopté au Québec en 2020, a introduit l’obligation pour les copropriétés divises de réaliser une étude du fonds de prévoyance. L’objectif est de s’assurer que chaque immeuble dispose des réserves financières nécessaires pour couvrir les travaux majeurs et les réparations futures, sans imposer de cotisations spéciales imprévues aux copropriétaires.

Plusieurs immeubles que nous rencontrons possèdent des fonds de prévoyance dangereusement sous-financés ou utilisent ces fonds pour des dépenses qui ne devraient pas y être imputées. Résultat : les copropriétaires s’exposent à des frais importants et les acheteurs potentiels deviennent méfiants lors de leur vérification diligente.

Une étude de fonds de prévoyance réalisée par un professionnel qualifié permet d’anticiper les besoins de l’immeuble sur une période de 25 à 30 ans. À partir de cette étude, les contributions annuelles sont calculées et un gestionnaire professionnel veille à ce qu’elles soient perçues, attribuées correctement et communiquées de façon transparente au conseil d’administration.

« Un fonds de prévoyance bien géré est l’un des plus importants arguments de vente pour une unité de copropriété. Les acheteurs et leurs notaires l’examinent systématiquement. Il reflète directement la qualité de gestion de l’immeuble. »

Les travaux des entrepreneurs sont constamment retardés ou mal exécutés

⚠ Risque opérationnel

Lorsqu’un problème survient dans un immeuble — toiture, chaudière, ascenseur ou plomberie — chaque jour compte. Les administrateurs bénévoles manquent souvent de temps et de ressources pour coordonner rapidement les interventions. Résultat : les réparations sont retardées, les dommages s’aggravent et les coûts augmentent.

Au-delà des urgences, il y a aussi la question de la qualité des travaux. Sans supervision adéquate, il devient difficile de vérifier la conformité des travaux, d’assurer un suivi des fournisseurs ou d’exiger des corrections lorsque nécessaire.

Une firme de gestion professionnelle dispose d’un réseau établi d’entrepreneurs et de fournisseurs qualifiés. Les contrats sont négociés de manière avantageuse, les travaux sont inspectés et les factures sont vérifiées avant paiement.

Conseil pratique pour les conseils d’administration

Avant de signer un contrat important, plusieurs syndicats doivent procéder à un appel d’offres conformément aux bonnes pratiques de gouvernance. Pourtant, de nombreux conseils ignorent cette étape, ce qui peut exposer le syndicat à des contestations ou à des risques inutiles.

Les conflits entre copropriétaires monopolisent le temps du conseil d’administration

⚠ Risque de gouvernance

Balcon où il est interdit de fumer. Location Airbnb non autorisée. Travaux effectués sans approbation. Plaintes de bruit qui dégénèrent en conflit de voisinage.

Ces situations sont souvent délicates, émotionnelles et juridiquement sensibles, particulièrement lorsque la personne qui doit faire respecter les règlements habite dans le même immeuble que celle qui les enfreint.

L’un des avantages les plus importants de la gestion professionnelle est l’intervention d’un tiers neutre. Lorsque Simpson Groupe applique un règlement, il ne s’agit pas d’un voisin qui appelle un autre voisin à 22 h un dimanche soir. Il s’agit d’un processus documenté, professionnel et conforme aux règles de la copropriété.

Nous assurons la gestion des communications, la mise à jour de la liste des copropriétaires et le suivi administratif, permettant ainsi au conseil d’administration de se concentrer sur les décisions stratégiques plutôt que sur la gestion des conflits.

Les mêmes deux administrateurs gèrent tout depuis cinq ans — et ils sont épuisés

⚠ Risque de continuité

L’épuisement des bénévoles est une réalité. Dans plusieurs petites et moyennes copropriétés, une ou deux personnes finissent par porter toutes les responsabilités année après année parce que personne d’autre ne souhaite s’impliquer.

Lorsque ces personnes vendent leur unité ou décident de quitter le conseil, le syndicat se retrouve souvent en difficulté : dossiers incomplets, absence de procédures et perte des connaissances accumulées au fil des années.

Mettre en place une gestion professionnelle avant qu’une crise survienne est presque toujours plus simple et moins coûteux que de tenter de reconstruire toute l’organisation après coup.

Une firme de gestion assure la continuité des opérations, peu importe les changements au sein du conseil d’administration.

À quoi ressemble une bonne gestion de copropriété au quotidien?

Lorsque les conseils d’administration nous demandent ce qu’ils obtiennent concrètement avec une gestion professionnelle, nous leur décrivons un mois typique.

Une bonne gestion ne se remarque pas toujours — et c’est précisément le but. Lorsque tout fonctionne correctement, il y a moins de stress, moins d’imprévus et moins de problèmes.

• Rapport financier mensuel préparé et transmis au conseil

• Perception des frais de copropriété et suivi des comptes en souffrance

• Vérification et paiement des factures fournisseurs

• Inspection régulière de l’immeuble et suivi des correctifs requis

• Gestion des communications avec les copropriétaires

• Envoi des avis nécessaires concernant les règlements ou les travaux

• Préparation des réunions du conseil au besoin

• Accès aux informations et documents en temps réel

  
  

En fin d’année, les états financiers sont préparés, le budget annuel est élaboré et l’assemblée générale est organisée. Le conseil approuve les décisions; nous assurons leur exécution et leur suivi administratif.

Un mot sur les coûts

L’objection la plus fréquente que nous entendons concerne les frais de gestion.

Oui, la gestion professionnelle représente un coût mensuel, généralement calculé selon le nombre d’unités. Cependant, le calcul est souvent plus avantageux qu’il n’y paraît.

Une réparation retardée qui entraîne des dommages importants, une assemblée générale mal gérée qui mène à un litige ou un fonds de prévoyance insuffisant qui entraîne une cotisation spéciale peuvent coûter beaucoup plus cher qu’une année complète de gestion professionnelle.

La véritable question n’est donc pas de savoir si vous pouvez vous permettre une gestion professionnelle. La vraie question est : pouvez-vous vous permettre de ne pas en avoir?