Responsabilités des membres d’un conseil d’administration de copropriété au Québec: ce que tout administrateur doit savoir

Siéger au conseil d’administration d’un syndicat de copropriété au Québec comporte davantage de responsabilités juridiques que plusieurs copropriétaires ne le réalisent avant d’accepter ce rôle. En vertu du Code civil du Québec, les administrateurs doivent gérer les affaires du syndicat, protéger ses finances, entretenir l’immeuble et agir avec prudence et loyauté envers l’ensemble des copropriétaires — et non seulement envers ceux qui les ont proposés.

Ce guide présente les principales obligations légales des administrateurs de copropriété au Québec, les situations pouvant engager leur responsabilité personnelle et les bonnes pratiques pour assurer une gestion conforme et éviter les problèmes.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Chaque déclaration de copropriété et chaque règlement d’immeuble peuvent prévoir des obligations supplémentaires à celles du Code civil. Un conseil confronté à une question juridique précise devrait consulter un avocat spécialisé en droit de la copropriété au Québec.

Le mandat légal du conseil d’administration

Au Québec, un syndicat de copropriété est une personne morale distincte de ses copropriétaires. Son conseil d’administration est l’organe responsable de la gestion quotidienne de ses affaires.

En vertu de l’article 335 du Code civil du Québec, le conseil administre les affaires du syndicat et peut exercer les pouvoirs nécessaires à la réalisation de sa mission. Il est notamment responsable de l’administration des parties communes, de la gestion budgétaire et de l’application de la déclaration de copropriété, à l’exception des pouvoirs que la loi ou la déclaration réserve à l’assemblée générale.

En pratique, le conseil constitue l’organe décisionnel du syndicat entre les assemblées générales annuelles. Les copropriétaires conservent toutefois leur autorité sur certaines décisions importantes, comme l’élection des administrateurs, l’approbation du budget annuel et les modifications importantes apportées aux parties communes.

Composition, élection et durée des mandats

La composition du conseil, la nomination ou le remplacement des administrateurs ainsi que la durée de leur mandat sont déterminés par le règlement de l’immeuble faisant partie de la déclaration de copropriété, conformément à l’article 1084 du Code civil du Québec.

C’est pourquoi la durée d’un mandat d’administrateur varie réellement d’un immeuble à l’autre. Certaines déclarations prévoient des mandats d’un an avec réélection à chaque assemblée générale annuelle, tandis que d’autres établissent des mandats échelonnés de deux ou trois ans.

Puisque ces règles sont propres à chaque déclaration de copropriété, la première chose qu’un nouvel administrateur devrait faire est de la lire attentivement, plutôt que de présumer que tous les syndicats fonctionnent de la même façon.

Les principales responsabilités du conseil

Au quotidien, un conseil d’administration de copropriété au Québec est généralement responsable de percevoir les charges communes et d’effectuer le suivi des sommes impayées, de payer les factures du syndicat, d’entretenir les parties communes, de souscrire les assurances appropriées et de tenir à jour le registre ainsi que les documents financiers du syndicat.

Il doit également convoquer les copropriétaires à une assemblée générale au cours de laquelle il présente les documents financiers, notamment le bilan, l’état des résultats, l’état des dettes et créances ainsi que le budget prévisionnel, avant que le budget de l’année à venir soit établi, conformément à l’article 1087 du Code civil du Québec.

Le conseil doit aussi assurer la gestion des deux fonds prévus à l’article 1071 du Code civil : le fonds d’administration, qui couvre les dépenses courantes, et le fonds de prévoyance, exclusivement réservé aux réparations majeures et au remplacement des parties communes.

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi 16, la planification du fonds de prévoyance doit être appuyée par une étude professionnelle projetant les dépenses majeures sur une période de 25 ans. Nous abordons cette responsabilité en détail dans notre guide sur les délais de conformité à la Loi 16 pour les syndicats existants.

La tenue adéquate de l’assemblée générale annuelle exige également une attention particulière. Les délais de convocation, le quorum et les documents requis doivent tous être respectés. Une erreur dans ce processus peut remettre en question des décisions que le conseil croyait définitives. Nous avons préparé un guide complet sur la tenue conforme d’une assemblée générale annuelle.

Les normes juridiques que les administrateurs doivent respecter

Comme le syndicat est une personne morale, ses administrateurs sont soumis aux normes générales prévues par le Code civil pour les administrateurs de personnes morales.

Ils doivent agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans l’intérêt du syndicat, conformément à l’article 322 du Code civil du Québec. Ils ne doivent jamais confondre les biens du syndicat avec les leurs ni utiliser, à leur avantage personnel, les renseignements obtenus dans le cadre de leurs fonctions, conformément à l’article 323.

Ils doivent également déclarer tout intérêt personnel dans une décision et, dans la majorité des cas, s’abstenir de voter sur la question, conformément à l’article 324.

Il ne s’agit pas de simples règles de courtoisie. Un administrateur qui les ignore — par exemple, en approuvant un contrat avec une entreprise lui appartenant sans divulguer ce lien — peut engager sa responsabilité personnelle, indépendamment de celle du syndicat.

L’une des erreurs les plus courantes consiste à traiter ces obligations de manière informelle. Un conflit d’intérêts peut être mentionné verbalement pendant une réunion sans être inscrit au procès-verbal, ou un administrateur peut se retirer discrètement d’un vote sans que la raison soit consignée.

Si une décision est contestée, l’absence de cette trace écrite peut transformer une simple omission de bonne foi en un véritable problème de responsabilité.

Personnes inadmissibles et motifs de destitution

Certaines personnes ne peuvent pas siéger au conseil d’administration d’un syndicat. Les mineurs, les majeurs sous tutelle, les faillis non libérés et les personnes faisant l’objet d’une interdiction judiciaire ne peuvent agir comme administrateurs, conformément à l’article 327 du Code civil du Québec.

Un tribunal peut également déclarer inhabile une personne reconnue coupable d’un acte criminel comportant de la fraude ou de la malhonnêteté relativement à une personne morale, conformément à l’article 329.

Il existe aussi un motif de destitution propre à la copropriété : un administrateur qui est également copropriétaire et qui ne paie pas sa contribution aux charges communes ou au fonds de prévoyance peut être remplacé par le syndicat, conformément à l’article 1086.

Les conseils hésitent parfois à appliquer cette règle à l’un de leurs propres membres. Toutefois, tolérer les sommes impayées d’un administrateur en poste affaiblit la capacité du syndicat à percevoir les sommes dues par les autres copropriétaires.

Responsabilité personnelle: ce que les administrateurs doivent comprendre

Les administrateurs ne garantissent pas que toutes les décisions du syndicat produiront les résultats souhaités. Le droit québécois ne leur impose pas une norme de perfection, mais leur demande de respecter les obligations de prudence, de diligence, d’honnêteté et de loyauté décrites précédemment.

Un administrateur qui respecte ces obligations est généralement protégé contre la responsabilité personnelle lorsqu’une décision ne produit pas les résultats espérés.

La responsabilité personnelle peut toutefois être engagée en cas de négligence, d’action dépassant les pouvoirs accordés ou de décision prise en faisant clairement abstraction des intérêts du syndicat.

Lorsqu’un administrateur s’oppose à une décision qu’il considère inappropriée, faire inscrire sa dissidence au procès-verbal est une façon simple, mais souvent négligée, de démontrer qu’il a respecté ses obligations, même si le conseil dans son ensemble ne l’a pas fait.

Plusieurs syndicats souscrivent également une assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants afin d’obtenir une protection supplémentaire. Bien qu’elle ne soit pas exigée par le Code civil, cette pratique est largement recommandée et mérite d’être discutée avec le courtier d’assurance du syndicat.

Signes qu’un conseil a besoin d’un soutien professionnel

Certains syndicats gèrent leurs activités efficacement avec des administrateurs bénévoles et un technicien comptable à temps partiel. Pour d’autres, la charge de travail et les risques juridiques finissent par dépasser ce que des bénévoles peuvent raisonnablement prendre en charge.

Voici quelques signes à surveiller : des rapports financiers constamment en retard ou incomplets, une étude du fonds de prévoyance continuellement reportée, des sommes impayées qui ne font pas l’objet d’un suivi régulier, une assemblée générale annuelle qui n’a pas été tenue dans les délais ou des administrateurs qui s’épuisent parce que les mêmes deux ou trois personnes doivent tout gérer.

Cela ne signifie pas nécessairement que le conseil a fait quelque chose de mal. Dans bien des cas, le syndicat bénéficierait simplement d’un soutien professionnel pour les tâches administratives, permettant aux administrateurs de se concentrer sur la supervision plutôt que sur l’exécution.

Comment Simpson Groupe accompagne les conseils d’administration

Depuis plus de 20 ans, Simpson Groupe assure la gestion de syndicats de copropriété dans le Grand Montréal. Membre du RGCQ, notre équipe supervise plus de 200 millions de dollars en actifs de syndicats.

Nous prenons en charge le travail administratif qui repose sur les épaules du conseil : perception des charges communes, production des rapports financiers, coordination des fournisseurs, préparation des assemblées générales annuelles et suivi de la conformité à la Loi 16.

Nous offrons également un service d’urgence accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, afin que les administrateurs n’aient pas à répondre à un appel concernant un tuyau éclaté à 2 h du matin. Le conseil conserve le contrôle des décisions; nous nous occupons de leur mise en œuvre.

Si votre conseil est débordé ou si vous avez des doutes quant à la gouvernance de votre syndicat, un bilan de santé de votre copropriété constitue une façon pratique d’évaluer la situation avant qu’une petite lacune ne devienne un problème sérieux.

Foire aux questions

Quel est le rôle légal d’un conseil d’administration de copropriété au Québec?

Le conseil administre les activités quotidiennes du syndicat au nom des copropriétaires, notamment l’administration, les finances, l’entretien et les assurances. Il doit agir conformément au Code civil du Québec et à la déclaration de copropriété du syndicat.

Les décisions importantes, comme l’approbation du budget ou l’élection des administrateurs, relèvent de l’assemblée générale des copropriétaires.

Un administrateur de copropriété peut-il être tenu personnellement responsable au Québec?

Oui, dans certaines circonstances. Les administrateurs qui agissent avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté sont généralement protégés. Cependant, la négligence, les conflits d’intérêts non déclarés ou les décisions prises au-delà de leurs pouvoirs peuvent engager leur responsabilité personnelle.

Simpson Groupe peut aider votre conseil à repérer les lacunes de gouvernance susceptibles de créer de tels risques. Appelez-nous au 514 223-2028.

Qui ne peut pas siéger au conseil d’administration d’un syndicat de copropriété au Québec?

Les mineurs, les personnes sous tutelle, les faillis non libérés et toute personne faisant l’objet d’une interdiction judiciaire ne peuvent pas agir comme administrateurs.

Un administrateur qui est aussi copropriétaire et qui accuse un retard dans le paiement de ses charges communes ou de ses contributions au fonds de prévoyance peut également être destitué par le syndicat.

Quelle est la durée du mandat d’un administrateur de copropriété au Québec?

Cela dépend de l’immeuble. La durée des mandats ainsi que les règles relatives à leur renouvellement et au remplacement des administrateurs sont établies dans le règlement de l’immeuble joint à la déclaration de copropriété de chaque syndicat.

Il n’existe donc pas de durée unique applicable à toutes les copropriétés du Québec.

La Loi 16 ajoute-t-elle de nouvelles responsabilités aux conseils d’administration?

Oui. Le conseil doit s’assurer que le fonds de prévoyance est appuyé par une étude professionnelle projetant les dépenses majeures sur une période de 25 ans. Cette étude doit être renouvelée tous les cinq ans, et les syndicats existants doivent s’y conformer au plus tard le 14 août 2028.

Simpson Groupe assure le suivi de ces échéances pour les syndicats dont nous avons la gestion.

Prêt à renforcer la gouvernance de votre conseil?

Que votre conseil ait besoin de mettre ses rapports financiers à jour, de préparer une assemblée générale annuelle ou simplement d’obtenir un regard externe sur la gestion du syndicat, Simpson Groupe peut vous aider.

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