Qui s’occupe des opérations quotidiennes d’un syndicat de copropriété au Québec??

Ce qu’un conseil d’administration peut déléguer à un gestionnaire professionnel, ce qui doit demeurer sous sa responsabilité et où se situe réellement la limite selon la loi québécoise.

La réponse courte: l’administration courante est généralement déléguée par le conseil d’administration à un gestionnaire professionnel, mais le pouvoir décisionnel demeure toujours entre les mains du conseil d’administration et de l’assemblée des copropriétaires.

En vertu de l’article 1085 du Code civil du Québec, le conseil d’administration d’un syndicat peut confier tout ou partie de l’administration courante du syndicat à un gérant — souvent une société de gestion immobilière — tout en conservant le pouvoir décisionnel sur les questions que la loi ou la déclaration de copropriété réserve au conseil ou à l’assemblée.

Ce guide explique clairement où se situe cette limite, ce que comprend concrètement la gestion quotidienne et comment Simpson Groupe accompagne les syndicats de copropriété du Grand Montréal.

Cet article fournit de l’information générale et ne constitue pas un avis juridique. La déclaration de copropriété et les règlements d’un syndicat peuvent avoir une incidence sur la répartition des responsabilités dans un immeuble donné. Consultez vos documents ou un avocat pour toute question propre à votre situation.

Dans cet article

1. Ce que signifie « administration courante » selon le Code civil

2. Ce qui peut être délégué à un gestionnaire — et ce qui ne peut pas l’être

3. Ce que comprend réellement la gestion quotidienne

4. Les obligations auxquelles un gestionnaire est tenu

5. Comment Simpson Groupe prend en charge les opérations quotidiennes des syndicats de copropriété

6. Les signes que la gestion quotidienne de votre syndicat ne fonctionne pas adéquatement

7. Foire aux questions

   
   

Ce que signifie « administration courante » selon le Code civil

Un syndicat de copropriété au Québec fonctionne principalement par l’entremise de deux instances : l’assemblée des copropriétaires, qui prend les grandes décisions comme l’élection des administrateurs et l’approbation du budget, et le conseil d’administration, qui gère les affaires du syndicat entre les assemblées.

L’article 1085 du Code civil du Québec permet également de confier à un gérant tout ou partie de l’administration courante du syndicat.

Ce gestionnaire ne devient toutefois pas une troisième instance décisionnelle. Il agit sous l’autorité du conseil d’administration et exécute les tâches qui lui sont confiées, plutôt que de prendre lui-même les décisions qui relèvent du conseil ou de l’assemblée.

Ce qui peut être délégué à un gestionnaire — et ce qui ne peut pas l’être

En pratique, un gestionnaire peut notamment accompagner le conseil dans l’exercice de ses responsabilités, recueillir l’information nécessaire à la prise de décisions, gérer les communications avec les fournisseurs, les copropriétaires et les locataires, assurer la tenue de livres et la comptabilité, coordonner l’entretien de l’immeuble ainsi qu’organiser — et parfois tenir — l’assemblée générale des copropriétaires.

L’étendue de son mandat dépend de l’immeuble. Les petits syndicats peuvent choisir de lui confier seulement quelques tâches bien définies, tandis que les plus grands syndicats s’appuient souvent sur un gestionnaire pour prendre en charge une grande partie des opérations quotidiennes.

Cependant, les pouvoirs que la loi ou la déclaration de copropriété réserve expressément au conseil d’administration ou à l’assemblée des copropriétaires ne peuvent pas être transférés au gestionnaire, peu importe l’étendue de son mandat.  

L’erreur la plus fréquente que nous observons

Certains conseils délèguent l’administration courante sans avoir de contrat de gestion signé ou sans vérifier les assurances et les pratiques financières du gestionnaire.

À l’heure actuelle, il n’existe pas d’exigence de permis professionnel pour les gestionnaires de copropriété au Québec. Il revient donc au syndicat de vérifier lui-même les compétences, les assurances et les pratiques du gestionnaire avant de lui confier la gestion de l’immeuble.

Ce que comprend réellement la gestion quotidienne

Concrètement, l’administration quotidienne d’une copropriété se divise généralement en quatre grands volets.

AdministrationPréparation, convocation et tenue de l’assemblée générale annuelle ainsi que rédaction des procès-verbaux; tenue à jour des registres du syndicat — fonds de prévoyance, carnet d’entretien, règlements, liste des copropriétaires et services de l’immeuble — et application des règlements de l’immeuble, notamment par l’envoi d’avis écrits lorsque nécessaire.

FinancesMise en œuvre du budget approuvé par le conseil, préparation des états financiers et des rapprochements bancaires, répartition des dépenses selon la quote-part de chaque copropriétaire et communication régulière au conseil de la situation financière du syndicat.

Gestion des fournisseurs et des contratsNégociation et signature de contrats au nom du syndicat, demandes de soumissions pour les dépenses communes comme l’entretien ménager, l’entretien des ascenseurs, le déneigement et l’aménagement paysager, ainsi que coordination des professionnels responsables des travaux.

Gestion des urgencesDisponibilité lorsqu’un problème survient, évaluation de la situation et suivi jusqu’à sa résolution.

Les obligations auxquelles un gestionnaire est tenu

Le Code civil encadre également la conduite du gestionnaire.

La personne qui assume ce rôle doit agir avec prudence et diligence, honnêteté et loyauté dans l’intérêt du syndicat, tout en évitant les conflits d’intérêts — des principes fondamentaux qui s’appliquent également aux administrateurs.

Le gestionnaire ne devrait pas non plus mélanger les fonds du syndicat avec ses propres fonds ou ceux d’un autre client. C’est pourquoi il est aussi important de vérifier les pratiques financières d’un gestionnaire potentiel que ses références avant de signer un contrat.  

Comment Simpson Groupe prend en charge les opérations quotidiennes des syndicats de copropriété

Depuis plus de 20 ans, Simpson Groupe agit comme gestionnaire professionnel auprès de syndicats de copropriété du Grand Montréal. Membre du RGCQ, l’entreprise supervise actuellement plus de 200 millions de dollars en actifs de syndicats.

Sur le plan administratif, cela comprend la préparation et la tenue des assemblées générales annuelles, la rédaction de procès-verbaux bilingues, la mise à jour des registres requis et l’application des règlements de l’immeuble.

Sur le plan financier, Simpson Groupe met en œuvre le budget approuvé par le conseil, prépare les états financiers et les rapprochements bancaires et fournit au conseil une visibilité régulière sur la situation financière du syndicat.

Pour la gestion des fournisseurs, Simpson Groupe sollicite et présente des soumissions afin que le conseil puisse prendre les décisions appropriées, coordonne les professionnels responsables des travaux et effectue des inspections mensuelles des parties communes.

Enfin, grâce au soutien d’urgence 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, les membres du conseil n’ont pas à gérer eux-mêmes un appel concernant, par exemple, un tuyau éclaté à 2 h du matin.

Le conseil conserve toutes les décisions qui lui reviennent légalement; nous prenons en charge leur exécution.   

Les signes que la gestion quotidienne de votre syndicat ne fonctionne pas adéquatement

Certains signes peuvent indiquer que le mode de gestion actuel du syndicat — qu’il soit autogéré ou non — ne suffit plus.

Les administrateurs doivent eux-mêmes répondre aux demandes d’entretien et coordonner les entrepreneurs en plus de leur travail quotidien; les rapports financiers arrivent régulièrement en retard ou ne sont plus transmis au conseil; aucun contrat signé ne définit clairement les responsabilités du gestionnaire; ou personne n’a vérifié récemment si la personne responsable des finances de l’immeuble possède les assurances appropriées.

Ces situations ne signifient pas nécessairement qu’il y a de mauvaises intentions. Souvent, elles indiquent simplement que le volume de travail quotidien dépasse désormais ce qu’un conseil bénévole ou une structure informelle peut raisonnablement prendre en charge.

Foire aux questions

Qui s’occupe des opérations quotidiennes d’un syndicat de copropriété au Québec?

En vertu de l’article 1085 du Code civil du Québec, le conseil d’administration peut confier tout ou partie de l’administration courante du syndicat à un gestionnaire professionnel. Le gestionnaire prend en charge les tâches quotidiennes, mais le pouvoir décisionnel demeure entre les mains du conseil d’administration et de l’assemblée des copropriétaires.

Un conseil de copropriété peut-il déléguer son pouvoir décisionnel à un gestionnaire?

Non. Un gestionnaire peut prendre en charge des tâches comme la comptabilité, la coordination de l’entretien, les communications et l’organisation des assemblées, mais il ne peut pas exercer les pouvoirs que la loi ou la déclaration de copropriété réserve au conseil d’administration ou à l’assemblée des copropriétaires.  

Quelle est la différence entre un conseil d’administration de copropriété et un gestionnaire immobilier?

Le conseil d’administration est élu par les copropriétaires et détient le pouvoir décisionnel prévu par la loi. Le gestionnaire immobilier est un fournisseur de services engagé par le conseil pour assurer l’administration quotidienne sous sa supervision.  

Un gestionnaire de copropriété doit-il détenir un permis professionnel au Québec?

Il n’existe actuellement aucune exigence formelle de permis professionnel. Il revient donc au syndicat de vérifier les compétences, les assurances et les pratiques financières d’un gestionnaire avant de signer un contrat.  

Simpson Groupe agit-il comme gestionnaire du syndicat ou est-ce que le conseil continue de prendre les décisions?

Simpson Groupe prend en charge l’administration quotidienne, les finances et la coordination de l’entretien à titre de gestionnaire du syndicat, tandis que le conseil conserve son pouvoir décisionnel sur l’immeuble.

Appelez-nous au 514-223-2028 pour discuter des besoins de votre syndicat.  

Besoin de quelqu’un pour prendre en charge la gestion quotidienne?

Simpson Groupe assure l’administration, les finances et la coordination de l’entretien pour des syndicats de copropriété partout dans le Grand Montréal, afin que votre conseil puisse se concentrer sur les décisions plutôt que sur leur exécution.

Demandez une soumission gratuite ou appelez-nous au 514-223-2028 pour en discuter.