Comment trouver et engager une compagnie de gestion de copropriété au Québec: guide pour les conseils d’administration

Simpson Groupe est une compagnie de gestion de copropriété établie à Montréal qui dessert les syndicats de copropriété partout au Québec. Avec plus de 20 ans d’expérience et plus de 150 M$ d’actifs sous gestion, nous prenons en charge l’ensemble des opérations, de l’administration quotidienne et des rapports financiers à l’organisation des assemblées générales annuelles (AGA) et à la conformité à la Loi 16.

Trouver la bonne compagnie de gestion de copropriété au Québec est l’une des décisions les plus importantes qu’un conseil d’administration de syndicat aura à prendre. La bonne firme allège considérablement la charge des administrateurs bénévoles, améliore la santé financière de l’immeuble et protège l’investissement de chaque copropriétaire. La mauvaise peut créer plus de problèmes qu’elle n’en règle. Voici comment faire le bon choix.

150 M$+ d’actifs gérés par Simpson Groupe

20+ ans d’expérience en gestion de copropriété au Québec

Service d’urgence 24/7 pour les immeubles sous gestion

Étape 1 : Déterminez vos besoins réels

Avant de communiquer avec une firme, le conseil d’administration devrait avoir une vision claire de sa situation. Les compagnies de gestion de copropriété au Québec n’offrent pas toutes les mêmes services, et les besoins varient d’un immeuble à l’autre.

Posez-vous les questions suivantes:

• Avons-nous besoin d’une gestion complète ou seulement d’une administration financière?

• Combien d’unités compte notre immeuble et à quel point nos parties communes sont-elles complexes?

• Sommes-nous en retard dans notre conformité à la Loi 16? Devons-nous coordonner une étude du fonds de prévoyance?

• Avons-nous besoin d’un service bilingue, notamment pour les procès-verbaux et les communications en français et en anglais?

• Qu’est-ce qui ne fonctionne pas dans notre gestion actuelle et que le nouveau gestionnaire devra corriger?

  
  

Les réponses à ces questions vous aideront à structurer votre demande de propositions et à déterminer si une firme possède réellement les ressources et l’expertise nécessaires pour gérer votre immeuble, plutôt que de simplement chercher à obtenir le contrat.

Étape 2: Comprenez la différence entre la gestion de copropriété et la gestion immobilière

Cette distinction est particulièrement importante au Québec. La gestion d’un syndicat de copropriété est un domaine spécialisé encadré par le Code civil du Québec et les exigences découlant de la Loi 16. Elle consiste à gérer une entité juridique, soit le syndicat, au nom de l’ensemble des copropriétaires.

La gestion immobilière, quant à elle, désigne généralement la gestion d’unités locatives pour le compte d’un propriétaire. Ces deux types de gestion exigent une expertise, des connaissances juridiques et des processus différents.

Une firme qui gère principalement des immeubles locatifs ne possède pas nécessairement l’expertise requise en matière de gouvernance de copropriété, notamment pour les AGA, les droits de vote des copropriétaires, les obligations liées au fonds de prévoyance et les certificats du syndicat.

Assurez-vous toujours que la firme envisagée possède une expérience directe et spécifique en gestion de syndicats de copropriété au Québec, et non seulement en gestion d’immeubles résidentiels.

Étape 3: Demandez des propositions à au moins deux ou trois firmes

Un processus concurrentiel protège le syndicat et permet au conseil d’administration de comparer concrètement les différentes options.

Votre demande de propositions devrait demander à chaque firme de préciser :

• Son expérience avec des immeubles de taille et de complexité similaires au vôtre

• Son approche en matière de conformité à la Loi 16 et de planification du fonds de prévoyance

• La plateforme utilisée pour les rapports financiers et les communications avec le conseil d’administration

• Son protocole d’intervention en cas d’urgence — qui répond à 2 h du matin un samedi?

• Sa structure tarifaire, incluant les frais mensuels de base et les services facturés en supplément

• Les références de deux ou trois syndicats de copropriété actuellement clients

  
  

La proposition vous montre ce que la firme souhaite vous présenter. Les références vous montrent ce qui se passe réellement une fois le contrat signé.

Communiquez toujours avec les références et posez des questions précises sur la communication, les rapports financiers et la façon dont la firme gère les problèmes.

Étape 4: Posez les bonnes questions lors de l’entrevue

Lorsque vous rencontrez les firmes finalistes, allez au-delà de la présentation commerciale. Voici des questions qui permettent de déterminer si une firme est réellement équipée pour gérer votre immeuble:

• Comment gérez-vous un copropriétaire qui refuse de payer ses frais de condo depuis six mois?

• Pouvez-vous m’expliquer comment vous organiseriez notre prochaine AGA, de l’avis de convocation jusqu’au procès-verbal?

• Comment assurez-vous le suivi du fonds de prévoyance entre les études?

• S’il y a une urgence à 23 h un vendredi, qui intervient et quel est le processus?

• Comment le conseil d’administration accède-t-il aux rapports financiers et à quelle fréquence sont-ils mis à jour?

• Que se passe-t-il si nous ne sommes pas satisfaits du service? Quel est le délai de préavis pour mettre fin au contrat?

  
  

Étape 5 : Lisez attentivement le contrat de gestion

Le contrat de gestion est un document juridique qui encadrera votre relation avec la firme pendant plusieurs années. Avant de signer, le conseil d’administration devrait porter une attention particulière aux éléments suivants:

• Durée et résiliation : Quelle est la durée initiale du contrat? Quel préavis est requis pour y mettre fin et dans quelles circonstances?

• Étendue des services : Quels services sont explicitement inclus dans les frais de base et lesquels entraînent des frais supplémentaires?

• Responsabilité : De quoi la firme est-elle responsable et quelles sont les exclusions?

• Augmentation des frais : Les honoraires peuvent-ils augmenter pendant la durée du contrat et, si oui, dans quelles circonstances?

• Obligations de reddition de comptes : Quels rapports financiers doivent être fournis et à quelle fréquence?

  
  

Signaux d’alarme à surveiller

• La firme ne peut pas fournir de références de syndicats de copropriété québécois actuellement clients

• Elle reste vague sur ce qui est inclus ou non dans les frais mensuels

• Elle n’a pas de réponse claire concernant la conformité à la Loi 16 et les études du fonds de prévoyance

• Son service d’urgence consiste à « laisser un message vocal » plutôt qu’à parler à une personne

• Les rapports financiers sont produits trimestriellement plutôt que mensuellement

• Elle ne connaît pas UpperBee, Condo Manager ou d’autres plateformes conçues spécifiquement pour la gestion de copropriété

  
  

Ce que Simpson Groupe vous offre

Nous gérons des syndicats de copropriété à Montréal avec un service entièrement bilingue, incluant les procès-verbaux d’AGA et les communications en français et en anglais, des rapports financiers en temps réel grâce à UpperBee, un réseau vérifié de plus de 22 entrepreneurs de confiance, un service d’urgence 24/7 ainsi que la coordination directe des études du fonds de prévoyance requises par la Loi 16.

Chaque immeuble bénéficie d’un gestionnaire attitré, et non d’un centre d’appels où les interlocuteurs changent constamment.

À quoi ressemble une bonne gestion de copropriété au quotidien?

Une fois votre gestionnaire choisi, voici ce que le conseil d’administration devrait pouvoir constater de façon constante:

01 Rapport financier mensuel

Revenus, dépenses, soldes des fonds et écarts budgétaires, transmis sans que vous ayez à les demander.

02 Suivi proactif de l’entretien

Inspections de l’immeuble documentées, déficiences signalées et travaux avec les entrepreneurs planifiés avant que les problèmes ne s’aggravent.

03 Communications avec les copropriétaires

Demandes traitées, avis envoyés et rappels des règlements effectués. Votre gestionnaire agit comme intermédiaire professionnel entre le conseil d’administration et les copropriétaires.

04 AGA préparée et documentée

Avis de convocation, ordre du jour, documents financiers et procès-verbaux bilingues : tout est préparé correctement et dans les délais, année après année.

Foire aux questions

Comment trouver une compagnie de gestion de copropriété au Québec?

Commencez par demander des recommandations à d’autres conseils d’administration de copropriétés de votre secteur, puis vérifiez que la firme possède une expérience directe auprès de syndicats de copropriété québécois. Simpson Groupe est une compagnie de gestion de copropriété établie à Montréal qui compte plus de 20 ans d’expérience et plus de 150 M$ d’actifs sous gestion.

Comment engager un gestionnaire immobilier pour mon immeuble au Québec?

Demandez des propositions à au moins deux ou trois firmes, vérifiez leur expérience en matière de copropriété au Québec et de Loi 16, demandez des références de clients actuels et examinez attentivement le contrat de gestion, particulièrement l’étendue des services, la structure tarifaire et les modalités de résiliation.

Qui offre des services administratifs aux copropriétés à Montréal?

Simpson Groupe offre des services administratifs complets aux syndicats de copropriété de Montréal : gestion du registre des copropriétaires, organisation des AGA et rédaction de procès-verbaux bilingues, application des règlements, coordination des entrepreneurs, service d’urgence 24/7 et rapports en temps réel pour le conseil d’administration grâce à UpperBee.

Combien coûte la gestion de copropriété au Québec?

La gestion professionnelle d’une copropriété au Québec coûte généralement entre 35 $ et 95 $ par unité par mois, selon la taille de l’immeuble et les services inclus. Demandez toujours une ventilation complète des services inclus dans les frais de base et de ceux qui sont facturés en supplément.

Prêt à discuter de votre immeuble avec Simpson Groupe?

Nous gérons des syndicats de copropriété à Montréal avec plus de 20 ans d’expérience, un service bilingue et des rapports financiers en temps réel. Discutons des besoins de votre immeuble. Demandez une estimation gratuite