Comment organiser une assemblée générale annuelle (AGA) conforme pour votre syndicat de copropriété à Montréal

Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique. Pour toute question concernant votre situation particulière, consultez un professionnel du droit qualifié.

Une assemblée générale annuelle (AGA) bien organisée dure généralement environ 90 minutes et permet à chaque copropriétaire de repartir avec une compréhension claire des finances du syndicat et des projets à venir. À l'inverse, une assemblée mal préparée — avis transmis hors délai, absence de vérification du quorum ou procès-verbal incomplet — peut remettre en question la validité des décisions adoptées.

L'assemblée générale annuelle est l'événement de gouvernance le plus important dans la vie d'un syndicat de copropriété. C'est lors de cette réunion que les copropriétaires approuvent le budget, élisent les administrateurs et prennent les décisions importantes concernant l'avenir de leur immeuble. Le Code civil du Québec rend cette assemblée obligatoire et encadre son déroulement avec rigueur. Lorsqu'elle n'est pas tenue conformément aux exigences légales, les conséquences peuvent être importantes.

Pour les membres d'un conseil d'administration bénévole qui n'organisent qu'une ou deux assemblées par année, les règles peuvent sembler complexes. Voici un guide clair, étape par étape, pour vous aider à bien préparer votre AGA.

• 14 jours Délai recommandé avant la tenue d'une AGA

• 50 % + 1 Des voix requises pour atteindre le quorum

• 90 jours Délai dont dispose un copropriétaire pour contester une décision

Les droits de vote des copropriétaires dont les charges communes demeurent impayées depuis plus de 90 jours sont suspendus.

Étape 1: Choisir la date et transmettre l'avis de convocation… dans les délais

1. Avis de convocation

Article 1087 du Code civil du Québec — Minimum légal : 10 jours

Le Code civil du Québec exige que l'avis de convocation soit transmis à tous les copropriétaires au moins 10 jours avant la date de l'assemblée. Il s'agit du délai minimal prévu par la loi. Toutefois, la déclaration de copropriété peut imposer un délai plus long, mais jamais plus court. En cas de différence, le délai prévu dans la déclaration de copropriété prévaut.

En pratique, la plupart des gestionnaires de copropriété professionnels transmettent l'avis entre 15 et 20 jours avant la réunion. Les copropriétaires doivent disposer d'un délai raisonnable pour consulter les états financiers, prendre connaissance des résolutions proposées et décider s'ils assisteront à l'assemblée ou s'ils donneront procuration à une autre personne.

Un avis transmis en retard ou incomplet peut exposer les décisions prises lors de l'assemblée à une contestation judiciaire.

2. L'ordre du jour doit être précis

Les tribunaux québécois sont clairs sur ce point : l'ordre du jour doit identifier précisément chacune des questions qui feront l'objet d'un vote.

Une mention générale comme « Affaires diverses » ne peut pas servir à présenter et faire adopter une décision importante. Les copropriétaires ont le droit de connaître à l'avance les sujets qui seront soumis à leur approbation.

La meilleure pratique consiste à joindre le texte complet des résolutions proposées à l'avis de convocation plutôt que de simplement inscrire un titre ou un sujet. Les copropriétaires disposent ainsi de toute l'information nécessaire avant la tenue de l'assemblée.

Étape 2 : Les documents à joindre à l'avis de convocation

En plus de l'avis de convocation et de l'ordre du jour, les copropriétaires devraient recevoir les documents suivants:

• Les états financiers de l'exercice précédent (revenus, dépenses et solde du fonds de prévoyance).

• Le budget proposé pour l'année à venir, ventilé par catégorie de dépenses.

• Le procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle, aux fins d'approbation.

• Toute mise à jour concernant l'étude du fonds de prévoyance ou le carnet d'entretien exigée en vertu de la Loi 16.

• Un formulaire de procuration permettant aux copropriétaires absents de se faire représenter.

• Les informations relatives aux candidats, lorsqu'une élection des administrateurs est prévue.

Étape 3 : Le jour de l'assemblée

3. Vérifiez le quorum avant toute chose

Le quorum est atteint lorsque les copropriétaires détenant la majorité des droits de vote sont présents ou représentés par procuration.

Il est important de préciser que les droits de vote sont calculés en fonction de la quote-part des charges communes attribuée à chaque fraction, et non selon le nombre de personnes présentes dans la salle. Ainsi, un administrateur propriétaire d'une petite unité et un copropriétaire possédant un grand penthouse n'ont pas nécessairement le même poids lors des votes.

Si le quorum n'est pas atteint au début de l'assemblée, le président suspend généralement la séance pendant environ une heure avant de l'ajourner. Le délai exact est toutefois déterminé par la déclaration de copropriété.

Une seconde assemblée peut ensuite être convoquée. Lors de cette nouvelle réunion, le quorum est réduit au quart des droits de vote. Cette seconde assemblée doit habituellement avoir lieu après le délai prévu dans la déclaration de copropriété; il est donc important de vérifier les dispositions applicables à votre immeuble.

4. Les procurations : une personne, une procuration (dans la plupart des cas)

Un copropriétaire qui ne peut assister à l'assemblée peut se faire représenter par un mandataire au moyen d'une procuration écrite et signée.

En règle générale, une même personne ne peut détenir plus d'une procuration. Toutefois, cette règle peut varier selon les dispositions de la déclaration de copropriété du syndicat. Le conseil d'administration devrait donc toujours vérifier les règles propres à son immeuble plutôt que de présumer qu'elles sont identiques d'une copropriété à l'autre.

5. Suivez l'ordre du jour dans l'ordre prévu

Une assemblée générale annuelle suit généralement l'ordre suivant :

• Approbation du procès-verbal de l'assemblée précédente;

• Présentation des états financiers et approbation des comptes;

• Présentation et adoption du budget de l'exercice à venir;

• Vote sur les résolutions spéciales (modification des règlements, cotisations spéciales, travaux majeurs, etc.);

• Élection des administrateurs, lorsque des postes sont à pourvoir;

• Période de questions des copropriétaires;

• Clôture de l'assemblée.

  
  

Les conseils d'administration sont souvent tentés de passer rapidement sur la présentation des états financiers parce que les chiffres peuvent sembler moins intéressants. Pourtant, il s'agit de la partie que les copropriétaires examinent le plus attentivement… et de celle qui est le plus souvent contestée lorsqu'elle n'est pas expliquée clairement. Prenez le temps de présenter le budget en détail.

Étape 4 : Le procès-verbal — votre preuve juridique des décisions adoptées

Le procès-verbal constitue le document officiel qui consigne toutes les décisions prises lors de l'assemblée.

Il devrait être rédigé pendant la réunion ou immédiatement après, lorsque les discussions sont encore fraîches dans les mémoires, puis être conservé dans le registre permanent du syndicat.

Le procès-verbal doit être transmis aux copropriétaires dans les 30 jours suivant l'assemblée. Cette pratique permet non seulement de respecter les exigences légales, mais aussi de favoriser la transparence et la confiance entre le conseil d'administration et les copropriétaires.

Lorsque le procès-verbal demeure simplement « dans les dossiers » sans être officiellement distribué, le syndicat s'expose davantage aux contestations concernant les décisions réellement adoptées.

⚠ Le délai de contestation de 90 jours

En vertu de l'article 1103 du Code civil du Québec, un copropriétaire dispose de 90 jours suivant la notification d'une décision pour la contester devant les tribunaux s'il estime qu'elle a été adoptée de façon irrégulière.

Un procès-verbal clair, précis et transmis rapidement constitue la meilleure protection du conseil d'administration advenant une contestation judiciaire.

Les erreurs que nous observons le plus souvent

• Transmettre l'avis de convocation en retard ou avec un ordre du jour incomplet, ce qui peut rendre les décisions susceptibles d'être annulées.

• Ne pas vérifier correctement le quorum en comptant uniquement les personnes présentes plutôt que les droits de vote.

• Autoriser un mandataire à détenir plusieurs procurations sans avoir vérifié si la déclaration de copropriété le permet.

• Omettre de rédiger le procès-verbal ou le préparer plusieurs semaines après l'assemblée, uniquement de mémoire.

• Ne pas présenter l'étude du fonds de prévoyance ou le carnet d'entretien, désormais exigés dans le cadre des obligations prévues par la Loi 16.

• Expédier trop rapidement la présentation du budget, laissant les copropriétaires avec des questions sans réponse qui se transformeront ensuite en plaintes ou en contestations.

Questions fréquentes

Quel est le délai de convocation requis avant une assemblée générale annuelle (AGA) d'un syndicat de copropriété au Québec?

L'article 1087 du Code civil du Québec exige qu'un avis de convocation soit transmis au moins 10 jours avant la tenue de l'assemblée générale annuelle. Toutefois, la déclaration de copropriété peut prévoir un délai plus long, mais jamais plus court. En pratique, la plupart des gestionnaires de copropriété recommandent d'envoyer l'avis 15 à 20 jours à l'avance.

Quel est le quorum requis pour une assemblée générale annuelle d'un syndicat de copropriété au Québec?

Le quorum est atteint lorsque les copropriétaires détenant la majorité des droits de vote sont présents ou représentés par procuration. Les droits de vote sont calculés en fonction de la quote-part des charges communes, et non selon le nombre de personnes présentes.

Si le quorum n'est pas atteint, une seconde assemblée peut être convoquée, auquel cas le quorum est réduit au quart des droits de vote.

Un copropriétaire peut-il être représenté par procuration lors d'une AGA?

Oui. Un copropriétaire qui ne peut assister à l'assemblée peut être représenté par un mandataire au moyen d'une procuration écrite et signée.

En règle générale, un même mandataire ne peut détenir plus d'une procuration, sauf si la déclaration de copropriété du syndicat prévoit une disposition différente. Le conseil d'administration devrait toujours vérifier les règles applicables à son immeuble avant l'assemblée.

Combien de temps un copropriétaire dispose-t-il pour contester une décision prise lors d'une AGA?

En vertu de l'article 1103 du Code civil du Québec, un copropriétaire qui estime qu'une décision a été adoptée de manière irrégulière dispose de 90 jours suivant sa notification pour la contester devant la Cour du Québec ou la Cour supérieure, selon les circonstances.

Notre conseil

Une assemblée générale annuelle bien préparée ne consiste pas seulement à respecter les exigences légales. C'est aussi l'occasion d'assurer une gestion transparente, de renforcer la confiance des copropriétaires et de prendre des décisions éclairées pour l'avenir de l'immeuble.

En planifiant votre AGA avec soin, en transmettant tous les documents requis dans les délais et en tenant un procès-verbal complet et précis, votre syndicat réduit considérablement les risques de contestation et favorise une gouvernance saine et efficace.